Или как мы сэкономили 127 тыс. рублей
Лето 2019 года. Одна из наших свадеб планировалась в подмосковном отеле, который очень понравился паре. Важно отметить, что отель новый и ранее мы с ним не работали. Важность заключается в том, что отсутствие опыта работы где-то или с кем-то всегда накладывает на нас двойную ответственность, потому как нам как агентству важно узнать все о том, с кем мы работаем и найти общий язык (ведь нам дальше предстоит работать бок о бок не один месяц).
Для оценки работы с любой новой площадкой в нашем агентстве существует чек-лист вопросов, ответы на которые дают нам полную финансовую картину по проведению свадьбы в данном месте. Так вот. Собрав информацию по данному отелю мы, мягко говоря, удивились. Формирование стоимости проведения банкета в корне отличалось от общепринятой отельной практики. Это делало подготовку к свадьбе в этом месте не просто сложной, но и неоправданно дорогой.
Пару информация о стоимости расстроила. Но мы рассудили так: если Магомед не идет к горе, гора может попробовать пойти к Магомеду. В общем, мы решили поискать способы поворота ситуации в нашу пользу. Время позволяло. До свадьбы было полгода. В итоге мы ввязались в переговоры.
Опуская детали скажу, что переговоры растянулись примерно на 3 недели. За это время мы познакомились с руководством отеля, менеджерами отдела продаж и шеф-поваром. От каждого из них зависело решение того или иного вопроса, которые вместе формировали стоимость проведения банкета нашей пары. Какой результат шаг за шагом мы буквально «выгрызли» (по-другому не скажешь) у отеля следующие условия:
| Услуги отеля | Условия для всех | Условия для нашей пары |
| Фуршет (минимальная сумма, дающая право привоза своих напитков на фуршет) | 1 000 руб./на гостя еда + 1 000 руб./на гостя напитки | 1 000 рублей/на гостя за еду и напитки в целом |
| Банкет | Только пакетные варианты | Добились составления своего меню |
| Банкет | 4 500 руб./на гостя | 4 200 (убрали лишнее) |
| Напитки (минимальная сумма, дающая право привоза своих напитков на банкет) | 1 000 руб./на гостя | 800 руб./на гостя |
| Обслуживание | 15% | 10% |
| Аренда зала | 60 000 | 50 000 |
| Гримерка | 24 000 руб. | 16 800 руб. |
| Работа декораторов (начало монтажа 7 утра, окончание 13.00) | 1 час на монтаж и демонтаж бесплатно. Далее почасовая стоимость монтажа и демонтажа = 3 тыс./час. | Фиксированная стоимость на монтаж и демонтаж = 6 тыс. |
| Аренда площадки для выездной церемонии (фуршет, проведение церемонии, вынос торта, бенгальские огни, фотосессии – всего 3 часа) | 3 тыс. за каждый час пользования площадкой. | 3 тыс. за все время пользования |
| Стулья из соседнего зала | 200 руб./стул | 150 руб./стул |
| Электрокар (нужен был для прогулки и для встречи гостей, приезжающих на личных авто = 2 часа) | 3 000 руб./час | Бесплатно на все время сбора гостей |
| Парковка (7 мест) | 3 места бесплатно + 1 500 руб. каждое последующее | Бесплатно 5 мест + 1 500 руб. за каждое последующее |
| Торт | Только от отеля | Наш с написанием на имя Директора по операционной деятельности заявления об Отказе от претензий, по которому мы взяли на себя ответственность за качество продуктов не принадлежащих отелю |
| Микроавтобус гостей | Высадка гостей на парковке отеля | Высадка гостей у места банкета (1 км пешком до парковки!) |
Легко посчитать, что банкет на 40 гостей вместо 476 тыс. обошелся нашей паре в 349 тыс. рублей. Разница составила 127 тыс. Кстати, сэкономленные деньги позволили паре сделать более дорогое оформление церемонии и банкета.
Мораль истории проста. Во-первых. Нельзя подписывать Договор с площадкой для проведения вашего банкета до детального изучения всех нюансов работы этого места. Подписав Договор вы будете обязаны соглашаться со всеми условиями площадки. Можно, конечно, ругаться и спорить, но это нервы и испорченное настроение. Лучше знать обо всем заранее. Во-вторых. Зная условия заранее, вы можете сравнить ваш бюджет с предложенным площадкой и постараться провести переговоры с целью получения более выгодных для условий.
