Тест-драйв организации свадьбы. Поехали! ;)

Подготовка и организация

Тест-драйв организации свадьбы. Поехали! ;)

Переходим из состояния «Пфф! Да я всё знаю!» к «Ого! А так можно было?!»

Роман Бояров, основатель агентства и организатор

Здравствуйте! Представьте, что вы – строитель. Прораб нанимает вас строить дом и говорит: «У вас две недели на закладку фундамента. Сделайте что сможете». В процессе работы вам не хватило материалов, да еще и дождь пошел. В итоге через две недели фундамент готов на 80%. Ваш прораб проверяет работу и говорит: «80%, отлично! А теперь строим первый этаж». В итоге без прочного фундамента дом рискует или развалиться, или на исправление недоработок потребуются дополнительные деньги.

Так часто происходит и в организации свадьбы. В самом начале пути на этапе ее планирования важно подготовиться на 100%. Фундаментально. Потому что пробелы обязательно дадут о себе знать и аукнутся финансово. Этого нельзя допустить. «Думать» и «знать» как планировать свадьбу – это большая разница, от которой зависит и стоимость, и результат праздника. Ниже 3 фундаментальных вопроса, на которых мы будем строить подготовку к вашей свадьбе.

Тайминг. Тонкие настройки счастья

Вы можете удивиться тому, зачем мы вообще обсуждаем тайминг. Отвечаем. Тайминг напрямую влияет на то, что мы будем с вами делать (какой ресторан искать, где будет проходить съемка и т.д.) и какой финальный результат получим (атмосфера праздника, качество ваших свадебных фотографий и т.д.). Что мы стремимся учесть в тайминге дня:

  1. сборы без спешки;
  2. вашу портретную съемку по отдельности;
  3. правильную съемку вашей встречи;
  4. план «А» и план «Б» прогулки/фотосессии;
  5. совместную прогулку/фотосессию;
  6. съемку готового декора, съемку вас в декоре;
  7. фотографии с родными и друзьями;
  8. снижение стоимости работы подрядчиков;
  9. время на подготовительные работы (декорирование, настройка оборудования и т.д.).

 

Бюджет свадьбы. Сэкономили на машину. Как мы снизили стоимость свадьбы Ксении и Глеба с 3,5 млн. до 2 млн.

«Мы можем потратить на свадьбу 2 миллиона. По-моему, это не маленькая сумма. Но нам сказали в другом агентстве, что меньше 3,5 млн. у нас хорошей свадьбы не получится». Примерно так описала ситуацию с бюджетом свадьбы Ксения, когда приехала к нам на первую встречу.

Для меня это не первая, и не вторая подобная история. Особенно часто я слышу их от пар, у которых бюджет еще меньше. Им даже кредит предлагают взять, аргументируя это тем, что с их бюджетом у них ничего хорошего не получится. Все получится. И вот почему.

Ежегодно мы составляем/оптимизируем более 70 бюджетов свадеб, наполняя их доступными и качественными услугами. Что конкретно мы делаем.

  1. детально продумываем тайминг;
  2. проводим финансовый анализ места банкета по 20+ позициям и ведем переговоры по каждой из них;
  3. рекомендуем проверенных подрядчиков с учетом цены и ценности;
  4. максимально используем возможности своей студии декора;
  5. предлагаем идеи, которые помогают разнообразить праздник;
  6. создаем собственные шоу-программы;
  7. привозим свое свето-, звуковое оборудование.

Подобный «фильтр» вносит ясность, улучшает контроль качества и часто снижает стоимость услуг, которыми будет наполнена свадьба. Именно такой подход помог снизить бюджет свадьбы Ксении и Глеба, с истории которых мы и завели этот разговор.

Вы можете спросить: «А что, если бюджет планируется с нуля»? Отвечаю. В таком случае мы не будем с вами тратить время на поиск и исправление слабых мест, а сразу, изначально все продумаем и защитим вас от ошибок.

Хочу все знать! Договор. Вопросы, от которых мы не увиливаем

Вопрос: Что если снова запретят проводить мероприятия?
Ответ: В этом случае мы перенесем дату вашей свадьбы без каких-либо доплат за организацию свадьбы. С подрядчиками мы также проведем переговоры с целью сохранения всех договоренностей;

Вопрос: Что если я захочу отменить свадьбу?
Ответ: Если вы отменяете свадьбу по причине форс-мажора (пандемия к нему тоже относится), вы получите обратно все задатки. Задаток за организацию и декор свадьбы не возвращается, если мы уже провели 20% оргработ. Отмена свадьбы не по причине форс-мажоры регулируется соответствующим пунктом Договора;

Вопрос: Что такое залог за декор?
Ответ: Мы работаем с контрагентами, которые сдают в аренду предметы декора: бокалы, тарелки, салфетки, стулья и т.д. После мероприятия контрагенты периодически недосчитываются, например, одной-двух салфеток/бокалов и просят возместить их стоимость. В среднем это 200-300 рублей за единицу. Эта стоимость покрывается из залога. Если ничего не теряется и не ломается, мы возвращаем вам залог на следующий день.

Вопрос: С кем я заключаю Договор на организацию свадьбы?
Ответ: Нашим парам мы предлагаем 2 опции. Заключение Договора с нами как ИП или с нами как физлицом. В этом случае Договор подписывает сам Роман Бояров;

Вопрос: Как я буду оплачивать свадьбу?
Ответ: Обычно в самом начале организации пары тратят в среднем до 200 тыс. Эти деньги «уходят» на предоплаты. Агентству, банкетной площадке, ведущему, фотографу и т.д. Когда пройдено 2/3 пути по организации, может понадобится вторая часть предоплаты банкетной площадке и предоплата по декору (на эскизы, производство, аренду). За покупки/заказы чего-либо в процессе мы деньги не берем. Только согласовываем с вами стоимость. На предсвадебной неделе вы полностью оплачиваете все услуги за исключением ресторана. Его пары обычно оплачивают напрямую.

Вопрос: Сколько будет организаторов и координаторов на моей свадьбе?
Ответ: Для организации свадьбы мы выделяем 2-ух организаторов. Сервис по координации свадьбы предполагает контроль за ключевыми этапами дня. Другими словами, мы предоставим ровно столько координаторов, сколько будет необходимо для проведения вашего свадебного дня.

Вопрос: Соблюдаете ли вы авторские права?
Ответ: Да. Мы всегда спрашиваем у пары разрешения на а) съемку сторис в день свадьбы и б) возможность использования свадебных фото/видео (например, для публикации на нашем сайте);

Вопрос: С какими бюджетами вы работаете?
Ответ: Мы не ставим каких-либо рамок, а опираемся исключительно на количество и качество услуг, на которые ориентируется пара. Именно это формирует бюджет свадьбы.

Вопрос: Как быстро вы можете организовать свадьбу?
Ответ: В портфолио нашего свадебного агентства есть свадьба на 100 гостей с идеей, концепцией и шоу-программой, которую мы организовали за 3 недели. Если до даты вашей свадьбы менее 3-х недель, мы будем готовы обсудить с вами и этот челлендж;

Вопрос: За какое время вы рекомендуете начинать организацию свадьбы?
Ответ: Если свадьба планируется летом, мы рекомендуем уделить ее организации 6 месяцев. Важно понимать, что вопросов срока организации свадьбы – это всегда вопрос выбора и качества подготовки. Чем больше у вас времени, тем больше будет выбор ресторанов и подрядчиков и тем детальнее будет продумана свадьба в плане идей, концепции, декора, шоу-программы.

Спасибо за внимание,
Роман Бояров
организатор свадеб и совладелец свадебного агентства Boyarov Weddings
автор книги «Непридуманные истории»

Читать другие статьи

Подготовка и организация

12 креативных и доступных развлечений на свадьбу

Свадьба — это не только важное событие в жизни молодоженов и их близких родственников. В первую очередь — это отличный способ поделиться своим счастьем с близкими, сплотить две семьи и счастливо провести время.
Подготовка и организация

40 ошибок, которые не стоит совершать невесте

Как правило, невеста играет более активную роль в подготовке и проведении свадьбы, чем жених. И, в основном, она неизбежно совершает какие-либо ошибки. Ниже мы расскажем о 40 наиболее распространенных ошибках.
Подготовка и организация

10 причин обратиться к свадебному организатору

Некоторые пары считают услуги свадебного организатора лишними. Для этого у них есть два веских довода: свадьба не такая большая и денег в обрез; все нужно делать своими руками, иначе не получится или свадьба будет «не нашей», безжизненной и серой.
Свадебное агентство Романа Боярова © 2009-2021